El canal ético, que la ley llama sistema interno de información, es la vía para que cualquier persona pueda comunicar irregularidades en la empresa con garantías: confidencialidad, posibilidad de anonimato y protección frente a represalias. Desde la Ley 2/2023, para muchas empresas ya no es una opción, sino una obligación.
En este artículo te contamos cómo funciona, qué exige la norma y cómo implantarlo para que sea útil y no solo un trámite.
¿Qué es un canal ético?
Es el canal, junto con las normas que lo rigen, para recibir y gestionar comunicaciones sobre posibles infracciones: incumplimientos legales, fraude, acoso o cualquier conducta contraria a la ley. Lo pueden usar las personas de la plantilla y también otras que se relacionan con la empresa, como antiguos empleados, candidatos, proveedores o colaboradores.
Bien implantado, protege a quien informa y a la empresa, porque le permite detectar y corregir los problemas antes de que crezcan.
¿Qué empresas están obligadas?
La Ley 2/2023 obliga a tener un sistema interno de información a las empresas con 50 o más personas en plantilla. También están obligadas, con independencia de su tamaño, algunas empresas por la actividad que desarrollan.
Qué exige la Ley 2/2023
- Un canal con garantías
Debe permitir comunicar por escrito o de palabra, también de forma anónima, y proteger la confidencialidad de quien informa y de las personas mencionadas. - Una persona responsable
La dirección designa a una persona u órgano responsable del sistema, y su nombramiento se comunica a la autoridad competente. - Un procedimiento escrito
Hay que definir cómo se reciben, registran, investigan y resuelven las comunicaciones, y una política que explique el sistema. - Plazos de respuesta
Acuse de recibo en un máximo de 7 días naturales y respuesta en un plazo máximo de 3 meses, ampliable otros 3 en casos complejos. - Protección frente a represalias
Quien informa de buena fe está protegido frente a cualquier represalia. - Libro-registro y protección de datos
Hay que llevar un registro de las comunicaciones recibidas y tratar los datos conforme a la normativa de protección de datos.
La gestión del canal puede encargarse a un tercero externo, pero la responsabilidad del sistema sigue siendo de la empresa.
Cómo funciona, paso a paso
- Comunicación: la persona informa a través del canal, con su nombre o de forma anónima.
- Acuse de recibo: en un máximo de 7 días naturales.
- Análisis: la persona responsable valora si la comunicación entra en el ámbito del canal y si hay que investigar.
- Investigación: se recopila la información necesaria, siempre con confidencialidad y respetando los derechos de las personas afectadas.
- Respuesta y cierre: se comunica el resultado en el plazo legal y se deja constancia en el libro-registro.
Claves para que funcione de verdad
- Que sea fácil de encontrar y de usar, también desde el móvil.
- Que la plantilla confíe en él: explica para qué sirve, quién lo gestiona y cómo se protege a quien informa.
- Que quien lo gestiona sepa hacerlo: formación sobre confidencialidad, plazos e investigación.
- Que se revise: el canal no es un trámite de una vez; hay que mantenerlo vivo y actualizado.
Cómo te ayudamos desde talea COMPLIANCE
Te acompañamos en la implantación del canal ético dentro de talea COMPLIANCE, junto con el resto de tus obligaciones laborales: vemos si tu empresa está obligada y qué te falta, preparamos contigo la política y el procedimiento, te ayudamos a ponerlo en marcha y a explicarlo a la plantilla y a quien lo gestiona.
En Talea aplicamos lo mismo: puedes ver nuestro propio canal ético.
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